Cómo lograr más con menos
El principio que te ayudará a gestionar mejor tu tiempo.
Uno de los recursos más valiosos que tenemos, si no el más valioso de todos, es nuestro tiempo.
Necesitamos saber gestionar correctamente el tiempo para que podamos definir mejor nuestras prioridades y poner el foco en las tareas que nos traerán mejores resultados.
Y en ese sentido, de todas las herramientas y hacks de productividad que probé a lo largo de los años, ninguna tuvo tanto impacto en mi vida y en mi negocio como el principio de Pareto o del 80/20.
Básicamente, el Principio de Pareto establece que el 80% de los efectos proviene del 20% de sus causas.
Esto podría significar que:
El 80% de tus clientes proviene del 20% de los canales en los que te encuentras.
El 80% de los ingresos de tu negocio proviene del 20% de tus clientes.
El 20% del contenido de un libro posee el 80% de su mensaje.
Hoy vamos a analizar cómo podrías utilizar el Principio del 80/20 en diferentes areas de tu negocio para priorizar mejor tus tareas y alcanzar mejores resultados.
Por un lado, podrías comenzar aplicándolo en la manera en la que hoy estás comunicando tus servicios y el valor que tu trabajo le aporta al mercado.
Si venís trabajando como freelance o gestionando tu negocio creativo, posiblemente hayas notado que existen clientes que están dispuestos a pagarte más que otras por el mismo trabajo.
Lo mismo sucede con un trabajo en relación de dependencia: existen algunas empresas que están dispuestas a pagarte más que otras por la misma experiencia y posición.
Aplicando el principio del 80/20, podrías identificar cuáles son aquellas acciones que te llevaron a que esas oportunidades aparezcan en tu vida así refuerzas tu atención en esas acciones concretas que te están atrayendo oportunidades con esas características.
Para tener más claridad sobre esto, comienza por preguntarte:
¿Quiénes son estas personas?
¿Cuál es el valor que están percibiendo de mi servicio y qué los llevó a contactarse conmigo?
¿Qué tipo de trabajo buscaron?
Cuando logres identificar esto, tu objetivo será reestructurar tu negocio y comunicación para que puedas enfocarte en servirle más a este tipo de clientes.
Elimina todas esas ofertas o acciones de comunicación que estuviste haciendo a lo largo del tiempo y que te estuvieron trayendo oportunidades que no estaban pagando lo suficiente por tu trabajo para enfocarte en resolverle los problemas a personas con más capital.
Otra manera en la que podrías aplicar este principio es a través de tus acciones de marketing.
No todas las acciones de marketing generan el mismo impacto. Cuando ya pasaste un buen tiempo realizando acciones de comunicación y promocionando tus servicios, comenzarás a notar que algunas tareas o mensajes que realizas están trayendo mejores resultados que otras.
Un problema que muchos emprendedores creativos tienen es que no saben medir sus esfuerzos de marketing y comunicación. En consecuencia desconocen cuáles son aquellas acciones que les están trayendo mejores resultados a sus negocios y carreras.
Lo que termina sucediendo es que terminan haciendo varias cosas, como por ejemplo publicar contenido en diferentes redes sociales sin saber cuáles de todas le está trayendo mejores clientes, o van a eventos de networking, o envían correos electrónicos a potenciales clientes sin saber cuál de todos esos canales de comunicación o acciones les trae resultados.
Mi recomendación es que si estás buscando llegar a más personas, es fundamental que empieces a medir la cantidad de gente a la que llegas con tus mensajes y desde qué canal lo hiciste.
Si estás conectando con potenciales clientes para cerrar ventas, comienza a medir cuántas veces enviaste tu mensaje y cuántas respuestas generó. También podrías medir cuántas oportunidades de negocio surgieron de esas conexiones y cuántas de ellas se convirtieron en clientes.
Recuerda que el principal objetivo de todo esto es que puedas eliminar cualquier acción que no le traiga buenos resultados a tu negocio o a tu carrera, para enfocarte y reforzar tus esfuerzos en aquellas que sí lo estén haciendo.
Otra manera en la que puedes aplicar el Principio de 80/20 es justamente en la gestión de tu tiempo.
Algo que me di cuenta es que muchas personas viven su día realizando un conjunto de tareas completamente aleatorias, sin ninguna prioridad en particular. Básicamente se limitan a gastar el tiempo en vez de aprovecharlo.
Sin darse cuenta, terminan perdiendo el control sobre su tiempo y haciendo de más sin ver ningún progreso sustancial en sus objetivos.
Para evitar que esto también te suceda, podrías preguntarte algo tan simple como:
¿De qué manera puedo hacer mejor uso de mi tiempo?
Y cuando te haces esa pregunta, un buen ejercicio que podrías realizar es poniéndote una alarma cada 30 minutos para que una vez que suene, escribas en tus notas o cuaderno qué fue aquello en lo que estuviste trabajando durante ese bloque de tiempo.
Al finalizar la semana vas a contar con un montón de tareas en tu lista, y lo siguiente que vas a hacer es priorizarlas en base a tres diferentes grupos:
En el primer grupo vas a ubicar todas las tareas que están contribuyendo a que tu negocio crezca.
En el segundo vas a colocar todas las que estén orientadas a proyectos en los que estés trabajando. Desde proyectos con clientes, hasta proyectos personales y orientados a tu negocio.
En el último grupo vas ubicar todas las tareas que no estén contribuyendo a ninguno de los objetivos anteriores: ni a que tu negocio crezca, ni a tus proyectos.
Cuando hagas esto por primera vez, te sorprenderá la cantidad de cosas que haces en la semana y que no contribuyen para nada ni a tu negocio, ni a los proyectos en los que estás trabajando.
Hacer este ejercicio te ayudará a visualizar todas las acciones que no están teniendo un impacto real, de manera que puedas liberar más tiempo de tu agenda y enfocarte en las acciones principales que sí te están trayendo mejores resultados.
Otra aplicación en donde funciona muy bien el Principio de Pareto son en las propuestas de diseño.
Uno de los errores más comunes que cometen diseñadores y profesionales creativos, sobretodo al principio, es enviar propuestas de trabajo super detalladas, con todo el paso a paso del trabajo, cuando en realidad los clientes no disponen del tiempo para detenerse a leer un documento tan extenso.
Una mejor alternativa para tu propuesta sería:
Colocando un resumen de todo aquello que el cliente te dijo que quiere lograr con el proyecto.
Introduciendo rápidamente el proceso que vas a aplicar para llegar a ese resultado.
Sumando el tiempo que te tomará el proyecto.
Y finalmente, cuál es el valor que tendrá el proyecto para alcanzar el resultado que tu cliente está deseando.
Elimina todos esos elementos que no contribuyen a que tu cliente tenga claridad y enfócate en las cosas que si ayudan a que la propuesta avance y termine siendo aprobada.
Y finalmente, es posible aplicar el Principio del 80/20 en tu trabajo como diseñador y profesional creativo.
Muchas veces nos sucede que durante un proyecto nos detenemos en detalles que al final no terminan aportando un valor sustancial en el resultado.
En vez de detenerte tanto tiempo en esos pequeños detalles, mejor a pregúntate:
¿Qué es aquello que verdaderamente valora mi cliente del trabajo final y que mayor impacto le está generando a su negocio?
Con esto no quiero decir que descuides la calidad del resultado. Al contrario, lo importante de todo esto es que puedas identificar cuáles son aquellas cosas que sí le están sumando al trabajo, pero sobretodo que eso que hagas le aporte un beneficio real a tu cliente.
Lo más importante de este ejercicio es que comenzarás a reducir los tiempos de ejecución, y al hacerlo vas a disponer de más tiempo para invertirlo en otras acciones que te permitirán obtener más clientes o tener más espacio para tomar más proyectos.
Como profesional o emprendedor creativo, tu tarea es eliminar aquellas cosas que no te están ayudando a alcanzar los resultados deseados, para ocupar más tiempo y atención en las tareas y acciones que sí te están haciendo avanzar.
Esto te permitirá disponer de más tiempo para usarlo en otras cosas importante de tu vida sin comprometer tus objetivos para hacerlo.
Pero lo más importante de todo: vas a ganar libertad.
Una cita para reflexionar
“No te preguntes qué necesita el mundo. Pregúntate qué te hace cobrar vida y ve a hacer eso, porque lo que el mundo necesita son personas que hayan cobrado vida.” – Howard Thurman
Te quiero escuchar
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